¿Cómo Hacer un Organigrama? [Word, Excel, Power Point]

Tutorial paso a paso para saber cómo elaborar un Organigrama correctamente y en Word, Excel y Power Point

Guía paso a paso para saber cómo hacer un organigrama correctamente desde el concepto inicial y luego aplicando ésta idea a las herramientas que tenemos a disposición como Word, Power Point, Excel y otros.

Los organigramas pueden ayudar a los nuevos empleados o voluntarios a familiarizarse rápidamente con la empresa, ayudándoles a poner nombres y caras a las funciones y responsabilidades. Los empleados de toda la vida, los departamentos de recursos humanos y los propietarios de empresas también pueden beneficiarse de tener un organigrama al alcance de la mano.

Y lo hacen de la siguiente manera:

  • Mostrar la estructura interna y las jerarquías.
  • Ayude a los empleados a determinar a quién deben rendir cuentas y a quién deben dirigirse si tienen un problema.
  • Ayudar a clarificar las funciones y responsabilidades
  • Facilite el mantenimiento de la información de contacto de los empleados en un solo lugar.
  • Ayuda a la dirección a saber cuántos empleados hay en cada departamento y cómo asignar mejor el personal y otros recursos.
  • Dar a los empleados una visión general de las oportunidades de promoción

¿Cómo hacer un organigrama?

La creación de un organigrama para una empresa tiene un propósito muy específico. Es una herramienta visual que ayuda a clarificar tareas como quién informa a quién, quién es responsable de qué tarea, obligaciones dentro de la empresa, etc. El diagrama suele tener una forma sencilla. En la parte superior verá al responsable de cada departamento o al propietario de la empresa. Depende de la forma del gráfico que elija y de la estructura de su empresa.

Los pasos para crear un organigrama son los siguientes:

Elija la plantilla de organigrama adecuada para su organigrama.

Existen tres tipos diferentes de organigramas que pueden ayudarle a gestionar su pequeña empresa. Debe elegir la plantilla en función del tipo de gráfico que más le convenga.

Puede utilizar el organigrama jerárquico, también conocido como organigrama descendente. Esto muestra la estructura jerárquica de la empresa de arriba a abajo. En otras palabras, comienza con el propietario de la empresa o el jefe de cada departamento y continúa con las personas que les reportan directamente. Sus nombres aparecen en recuadros debajo de los directivos y estos recuadros están conectados por una línea.

Si se trata de una empresa más grande, hay que ir directamente al organigrama funcional. Una gran empresa suele estar dividida en departamentos. El organigrama funcional le permite separar cada departamento y declarar los directivos y empleados que están adscritos a ellos.

Si su empresa ha crecido hasta el punto de que es necesaria la comunicación entre departamentos, considere la posibilidad de utilizar el organigrama matricial. El organigrama matricial tiene una estructura más compleja y permite que empleados de distintos departamentos trabajen entre sí y se reporten con frecuencia sin complicaciones.

Utilización de herramientas para organigramas

Crear un organigrama parece más fácil de lo que es. En otras palabras, necesita toda la ayuda posible para crear el gráfico correcto. Existen herramientas online gratuitas y de pago que le ayudarán a hacerlo. Investigue un poco y reduzca sus opciones a las herramientas que se ajusten a las necesidades y preferencias de su empresa. No tengas miedo de utilizar herramientas de organización empresarial online gratuitas o incluso de pago. También puede probar las herramientas estándar de organización de MS Word. Ayudarán a su negocio a largo plazo.

Utiliza la información correcta para rellenar el organigrama

Cada marcador de posición en el gráfico ocupa una posición específica. Debe asegurarse de que la información sobre cada persona es completamente única. Puede incluir sólo el nombre y el cargo de la persona en cuestión. Puedes añadir una breve biografía. Sea cual sea la opción que elija, debe tener la información correcta y actualizarla con frecuencia. Esto evitará futuros problemas y malentendidos.

El uso de un organigrama ayudará a asignar mejor las tareas y responsabilidades dentro de su empresa. El organigrama le ayudará a :

  1. Comunicación entre los distintos departamentos.
  2. Planificar el crecimiento y la transición de la empresa
  3. Ahorro de tiempo. El organigrama aclara las tareas y responsabilidades de cada empleado, ahorrándole tiempo.
  4. Demuestra que su empresa tiene una estructura realmente sólida. Es importante que todos sus empleados y futuros socios sepan que su empresa es sólida y funciona bien.

Algunas empresas no necesitan un organigrama. Otros lo hacen. En cuanto empiece a contratar nuevos empleados, sabrá que necesita un organigrama. Al principio, hazlo de forma sencilla. Trabaje con el organigrama para ver cómo se adapta a su empresa.

Cuando te acostumbres a la carta simple, puedes probar algo más complicado. Recuerde que debe actualizarlo a medida que su empresa crezca.

En algún momento, el primer gráfico puede dejar de ser útil, pero guárdalo en algún lugar. Nunca se sabe cuándo se va a necesitar de nuevo.

Al preparar los organigramas hay que tener en cuenta los siguientes principios:

  1. Los altos directivos deben ser fieles a la línea de autoridad cuando tratan con sus subordinados. Cualquier intento de eludir el gráfico lo hace inútil.
  2. El organigrama debe definir las líneas de trabajo. Las líneas de las diferentes personas deben definirse de manera que no se superpongan y no se asigne a dos personas el mismo puesto.
  3. Debe evitarse la concentración excesiva de funciones en un solo lugar.
  4. El organigrama no debe estar influenciado por personalidades. Hay que dar más importancia al equilibrio de la organización que a los individuos.
  5. El organigrama debe ser sencillo y flexible.

Creación de organigramas con software

El software de organigramas facilita la creación de nuevos organigramas y la revisión de los antiguos. Veamos cómo puede crear un organigrama en línea utilizando el software más popular.

Cómo hacer un organigrama en Word

Aunque no es una forma tradicional de crear organigramas, Microsoft Word puede ayudarle a diseñar diagramas básicos que muestren el funcionamiento de su organización. Para crear un organigrama en Word, simplemente haga lo siguiente:

  1. Vaya a la pestaña Insertar y haga clic en SmartArt.
  2. Vaya al grupo Jerarquía y seleccione la plantilla de organigramas que desee.
  3. Entonces verá un menú de formas que representan a las personas. Simplemente introduzca el texto para representar a cada persona en su gráfico.
  4. Si necesita añadir formas a su plantilla de organigramas, haga clic en la pestaña Diseño de las herramientas SmartArt y luego haga clic en Añadir forma.
  5. Para organizar una persona en su organigrama, haga clic en el nombre de la persona en el cuadro de diálogo de texto. Pulsa Tab para moverlos hacia arriba, o Shift + Tab para moverlos hacia abajo.
  6. También puede gestionar sus jerarquías en la pestaña Diseño de SmartArt.
  7. Puede utilizar las pestañas Diseño y Formato de las herramientas SmartArt para personalizar sus colores, fuentes y tamaños.

Cómo se hace un organigrama en Word paso a paso

La forma más sencilla de crear un organigrama en Microsoft Word es utilizar la herramienta SmartArt. En Word 2010, 2013 y 2016 para Windows y Word 2016 para Mac, así como en Office 365, puedes encontrar la función SmartArt haciendo clic en la pestaña Insertar y en el grupo Ilustraciones. En Word para Mac 2011, hay una pestaña SmartArt. En lugar de empezar desde cero, también puede crear un organigrama a partir de una de las plantillas gratuitas de Smartsheet para ahorrar tiempo.

Nota: Todas las capturas de pantalla de este artículo están tomadas de Microsoft Word para Mac 2011. Para otras versiones de Word, los elementos son diferentes, pero los pasos son similares. También puedes utilizar la función SmartArt de Excel para crear un organigrama.

Crear un organigrama con Word primeros pasos
Crear un organigrama con Word primeros pasos
  1. Abra un documento en blanco de Microsoft Word y haga clic en Insertar en la pestaña, haga clic en SmartArt, haga clic en Jerarquía y luego en Organigrama.
  2. La forma superior (un rectángulo en este ejemplo) es para el jefe de la organización. Haga clic en la forma (puede que tenga que mover u ocultar el área de texto) e introduzca el nombre de la persona. Pulse Enter o Shift+Enter para iniciar una nueva línea e introducir un título u otra información. El texto se redimensionará automáticamente para adaptarse a la forma.
  3. La forma directamente debajo de la posición más alta es para el asistente. Haga clic en la forma e introduzca sus datos.
Paso a paso para hacer un organigrama en Word
Paso a paso para hacer un organigrama en Word

El siguiente conjunto de formas es para las personas que dependen del jefe de la organización. Haga clic en cada una e introduzca los datos de esa persona.

Completar los casilleros
Completar los casilleros

Uso de la ventana de texto

Además de añadir o editar texto en una forma (también conocido como autoformas), también puede añadir o editar texto en la ventana de Texto.

En la ventana de texto, un icono en forma de L representa un asistente. Los puntos corresponden a todos los demás puntos.

Uso de la ventana de texto en Word
Uso de la ventana de texto en Word

El panel de texto es la forma más sencilla de añadir o eliminar nuevas formas y de moverlas hacia arriba o hacia abajo. Si el panel de texto no es visible, haga clic en la pestaña del panel de texto (resaltada en rojo en la figura).

Panel de texto
Panel de texto

Cómo cambiar el organigrama de Word

Una vez que haya creado un organigrama, puede modificarlo fácilmente con las herramientas SmartArt.

Si desea que los cambios se apliquen a todas las formas (por ejemplo, el color de fondo o la propia forma) o a todo el texto (por ejemplo, el estilo o el color de la fuente), utilice el comando Seleccionar todo del menú Edición antes de realizar el cambio.

Seleccione una forma (la forma por defecto es el rectángulo) y haga clic en el botón más de la ventana de texto. La nueva forma se insertará en la misma línea que la forma seleccionada. Algunas cosas a tener en cuenta:

  1. Si no se selecciona ninguna forma, la nueva forma no se fusionará con otras formas y aparecerá en la misma capa que la forma superior del gráfico.
  2. Si se selecciona un informe directo al añadir una forma, la nueva forma también será un informe directo para la misma posición.
Cómo cambiar un organigrama en Word
Cómo cambiar un organigrama en Word

Añadir una forma: si ya existe una forma en el diagrama, seleccione la forma y siga las instrucciones anteriores para añadir la forma al área de texto.

Si el cuadro de asistente ha sido eliminado, o si se necesita un asistente para una ubicación diferente, haga clic en la forma donde está añadiendo la nueva forma de asistente, luego haga clic en la cinta SmartArt, haga clic en Organigrama y haga clic en Añadir Asistente.

Cómo agregar un asistente de organigrama en Word
Cómo agregar un asistente de organigrama en Word

Cambia el tamaño de la forma: haz clic en la forma y arrastra los tiradores de las esquinas o los lados para aumentar o reducir el tamaño de la forma.

Editar el tamaño de la forma
Editar el tamaño de la forma

Para aumentar o disminuir el tamaño de la forma, haga clic para acercarse o alejarse: Haga clic con el botón derecho del ratón en una forma, luego haga clic en el botón Añadir forma y seleccione Añadir forma abajo. Haga clic en el botón de la forma y seleccione el botón de la forma.

Haga clic en el botón Añadir informe para añadir un nuevo informe.

Cómo agregar una nueva forma en un organigrama de Word
Cómo agregar una nueva forma en un organigrama de Word

Borrar una forma: Haga clic en la forma (el área que no contiene texto) y luego haga clic en el botón menos en el área de texto.

Cómo eliminar una forma en un organigrama de Word
Cómo eliminar una forma en un organigrama de Word

Edición de texto: no es diferente de la edición de cualquier otro texto en Word: seleccione el texto y, a continuación, cambie el tipo de letra, el color, el tamaño u otro aspecto utilizando las opciones de la pestaña «Abrir».

Cambia la forma del fondo: haz clic con el botón derecho del ratón en la forma, selecciona Formato de forma, haz clic en Relleno y selecciona la opción.

Cómo cambiar la forma del fondo
Cómo cambiar la forma del fondo

Cambie el diseño: haga clic en Jerarquía en el menú SmartArt para cambiar el diseño de su organigrama.

En la herramienta Cambiar diseño, haga clic en la pestaña Diseño para mostrar el diseño de los organigramas simples.

Cómo editar formato en un organigrama de Word
Cómo editar formato en un organigrama de Word

Cambia el diseño: Seleccione un gráfico y luego seleccione uno de los estilos de gráfico SmartArt. Estas opciones variarán en función del diseño que seleccione.

Seleccione una de las opciones del menú desplegable.

Cómo cambiar el diseño
Cómo cambiar el diseño

Añadir imágenes: Si quieres añadir imágenes de personas a cada elemento, puedes añadirlas como imágenes de fondo (ver «Cambiar el fondo del diseño» más arriba).

También puede seleccionar la disposición de «jerarquía circular» y luego añadir una imagen a cada elemento haciendo clic en el pie de la disposición e insertando una imagen.

Cómo agregar imágenes en un organigrama hecho en Word
Cómo agregar imágenes en un organigrama hecho en Word

Después de añadir las imágenes, se ve algo así:

Organigrama con imágenes
Organigrama con imágenes

Cambiar la relación: la forma más fácil de cambiar la relación (por ejemplo, cuando una persona se traslada a un nuevo gestor) es eliminar la forma bajo el antiguo gestor y añadir una nueva forma bajo el nuevo gestor. Para eliminar una forma y añadir otra, siga los pasos anteriores.

Añadir una línea: Puede añadir líneas de conexión añadiendo una forma vinculada a otra.

Algunas consideraciones a la hora de diseñar esquemas organizativos en Word

Un diseño estándar es adecuado para muchas situaciones, pero los usuarios pueden tener un gran control sobre la apariencia de cada elemento del diagrama. Sin embargo, para que un organigrama sea fácil de leer, lo mejor es que el diseño sea coherente y sencillo. No todos los cuadros incluyen títulos, pero es habitual que el nombre de la persona aparezca primero y su título en la línea siguiente. Si desea enumerar primero los títulos, introduzca la información en ese orden.

Estructura básica
Estructura básica

Qué puede hacer con el organigrama una vez que esté completo

Una vez que haya creado un organigrama, querrá utilizarlo y compartirlo con los demás. Hay muchas maneras de hacerlo, pero aquí hay algunas sugerencias sobre cómo mostrarlo:

Guarde el gráfico como una imagen: haga clic con el botón derecho del ratón en el gráfico y luego haga clic en «Guardar como imagen». Es fácil incluir la imagen como parte de una página web o importarla a un documento.

  1. Imprime el gráfico: si el gráfico no es demasiado grande, intenta imprimirlo en una sola página. Juega con la configuración de impresión y los márgenes de la página para ver si es posible. A continuación, puedes imprimir el gráfico y compartirlo.
  2. Ver en orientación horizontal: Algunos diagramas son más fáciles de leer en posición horizontal. Cambie la orientación seleccionando Configuración de página en el menú Archivo de Word y haciendo clic en Horizontal.

Cómo hacer un organigrama en Excel

La forma más sencilla de crear un organigrama en Excel es utilizar la función SmartArt. En Excel 2010, 2013 y 2016 para Windows y Excel 2016 para Mac, así como en la versión de Office 365, puedes encontrar SmartArt haciendo clic en la pestaña Insertar y luego en el grupo Ilustraciones. En Excel para Mac 2011, SmartArt es una pestaña. Siga los siguientes pasos para crear un organigrama en Excel.

Nota: Todas las capturas de pantalla de este artículo son de Microsoft Excel para Mac 2011. El aspecto puede ser diferente en otras versiones de Excel.

Abra una hoja de cálculo en blanco en Excel y haga clic en la pestaña Insertar (o seleccione Insertar en el menú desplegable). Haga clic en SmartArt, en Jerarquía y luego en organigrama.

Cómo hacer un organigrama en Excel
Cómo hacer un organigrama en Excel

La forma (un rectángulo) en la parte superior del gráfico es la cabeza de la organización. Haga clic en este rectángulo (puede que tenga que mover u ocultar el cuadro de texto) y escriba el nombre de esta persona. Pulse Enter (o Shift+Enter) para crear una nueva línea para introducir un título u otra información. El texto se redimensionará automáticamente para adaptarse a la forma.

El rectángulo que está justo debajo es para un asistente. Haga clic en este rectángulo e introduzca la información de esta persona.

El siguiente conjunto de rectángulos es para las personas que dependen del jefe de la organización, como los vicepresidentes que dependen de un presidente. Haz clic en cada rectángulo para completar el gráfico.

Estructura de Organigrama en Excel
Estructura de Organigrama en Excel

 

Organigrama en Excel
Organigrama en Excel

Uso de la ventana de texto

Además de introducir o editar texto en un formulario (que puede llamarse autoformulario), puede introducir texto en el panel de texto; a algunos usuarios les resulta más fácil.

El panel de texto es la forma más sencilla de añadir o eliminar nuevos formularios, así como de subir o bajar de nivel. En el área de texto, el icono en forma de L representa un asistente. Las viñetas representan todos los demás elementos. El panel de texto aparece cuando se hace clic en un rectángulo del organigrama.

Textos en Excel
Textos en Excel

Si el panel de texto no está visible, haga clic en la pestaña del panel de texto (o en la flecha situada en el mismo lugar).

Panel de texto visible
Panel de texto visible

Cómo realizar cambios en los organigramas de Excel fácilmente

Después de crear un gráfico, utilice las herramientas de SmartArt para realizar cambios. Si desea que los cambios se apliquen a todas las formas del gráfico (como el color de fondo o la propia forma) o a todo el texto (como el tipo de letra o el color), utilice el comando Seleccionar todo del menú Edición antes de realizar un cambio. Estas son algunas de las cosas que puede cambiar en un organigrama utilizando las herramientas de SmartArt:

Añadir un elemento (forma): seleccione una forma (la forma por defecto es el rectángulo) y haga clic en el botón más del cuadro de texto. El nuevo rectángulo se añadirá a la misma fila que la forma seleccionada. Haga clic con el botón derecho para seleccionar el nuevo rectángulo:

Si no se selecciona ninguna forma, la nueva forma no se fusiona con otras formas y aparece en la misma capa que la forma superior del diagrama.

Si se seleccionó un informe directo cuando se añadió la forma, la nueva forma también es un informe directo en la misma posición.

Agregar una forma en organigrama de Excel
Agregar una forma en organigrama de Excel

Añadir una forma a un organigrama simple de Excel

Añadir un asistente: Si la casilla Asistente no está marcada, o si necesita un asistente en una posición, haga clic en el rectángulo donde desea que se informe la forma del asistente, haga clic en SmartArt, haga clic en Organigrama, haga clic en Añadir Asistente.

Si ya hay un asistente en el organigrama, seleccione ese rectángulo y siga las instrucciones anteriores para añadir una forma en el cuadro de texto para añadir otro asistente.

Agregar un asistente
Agregar un asistente

Cambia el tamaño de la forma: Haz clic en el rectángulo y arrastra los tiradores de las esquinas o los lados para cambiar su tamaño.

Cambiar tamaño de forma de un organigrama en Excel
Cambiar tamaño de forma de un organigrama en Excel

Para añadir un recuadro directo: añada un rectángulo como se ha descrito anteriormente y, a continuación, haga clic en el botón Ventana de texto (con la flecha hacia la derecha) para bajarlo un nivel. Este elemento aparecerá ahora como un informe directo en el rectángulo originalmente seleccionado.

Agregar un recuadro directo
Agregar un recuadro directo

Para eliminar una forma: Haga clic en el rectángulo (el área que no contiene texto), y luego haga clic en el botón menos del panel Texto.

Eliminar formas en un organigrama de Excel
Eliminar formas en un organigrama de Excel

Haga clic con el botón izquierdo del ratón para seleccionar el texto: Esto no es diferente de cambiar otro texto: Seleccione el texto con el ratón y, a continuación, cambie el estilo de letra, el color, el tamaño u otro aspecto utilizando las opciones del menú de Excel en la pestaña Inicio.

Cambia el fondo de la forma: Haga clic con el botón derecho del ratón en el campo, luego haga clic en Formato de forma, haga clic en Relleno y elija una opción.

Haga clic en Rellenar, seleccione el botón y luego haga clic en Aceptar.

Cómo cambiar la forma del fondo de un organigrama en Excel
Cómo cambiar la forma del fondo de un organigrama en Excel

Cambiar la disposición: Para cambiar la disposición del gráfico, haga clic en Jerarquía en el menú de impresión de SmartArt.

Cambiar la disposición del gráfico
Cambiar la disposición del gráfico

Cambiar el diseño: Seleccione el gráfico y elija los estilos gráficos SmartArt. Seleccione SmartArt y elija Diseño. Estas opciones varían en función del diseño que elijas.

Cómo cambiar el diseño de un organigrama en Excel
Cómo cambiar el diseño de un organigrama en Excel

Añade imágenes: Se pueden añadir imágenes a cada forma como imágenes de fondo (véase «Cambiar el fondo de la forma» más arriba).

Hay un lugar para las imágenes en el diseño de la jerarquía de imágenes en círculo. Añada una imagen a cada elemento haciendo clic en el marcador de posición.

Agregar una imágen
Agregar una imágen

Después de añadir las imágenes, se ve algo así:

Organigrama Excel con imágenes
Organigrama Excel con imágenes

Cambiar la relación: La forma más sencilla de cambiar la relación de informes (por ejemplo, si una persona se traslada de un gestor a otro) es borrar el rectángulo bajo el antiguo gestor y luego añadir uno nuevo bajo el nuevo gestor. Sólo tienes que seguir los pasos para eliminar o añadir una forma.

Añadir una línea: Puede añadir líneas de conexión. Así que si tienes un rectángulo no conectado en tu diagrama, elimínalo y añade una forma haciendo doble clic en la forma que está conectada a otra forma. Seleccione Añadir una forma

Cómo hacer un organigrama en PowerPoint

Aunque PowerPoint se diseñó como herramienta de presentación, también se puede utilizar para crear organigramas. Aquí tienes cómo empezar:

  1. Abra un nuevo documento de PowerPoint.
  2. Vaya a la pestaña Insertar y haga clic en SmartArt.
  3. Navegue hasta el grupo Jerarquía y seleccione la plantilla de organigramas que desea utilizar.
  4. Haga clic en las formas para añadir texto
  5. Añade más formas (o personas) si es necesario
  6. Una vez que todas las personas estén contabilizadas, puedes volver a dibujar tu organigrama en PowerPoint. Simplemente vuelva a la pestaña Diseño de las herramientas SmartArt y utilice los botones Mover/Mover para mover las formas verticalmente. Utiliza los botones Mover Arriba/Mover
  7. Abajo para mover tus formas horizontalmente.

Cómo crear un organigrama en Visio desde Excel

Elaborar un organigrama con Visio
Elaborar un organigrama con Visio

Visio es una herramienta de lienzo visual que puede utilizarse para crear organigramas. También puede vincularse a los datos de los archivos de Excel existentes o de los directorios activos, lo que permite crear organigramas automáticamente. Combinando ambos, puede crear vistosos organigramas para empresas de cualquier tamaño. Para empezar, abra Visio y haga clic en el asistente de organigramas:

  1. Haga clic en «Información ya almacenada en un archivo o base de datos».
  2. Responder a las preguntas cuando se le solicite
  3. Importe imágenes o gráficos si lo desea
  4. Haga clic en «Finalizar
  5. Además de importar información de Excel a su organigrama, también puede añadir información directamente en el asistente de organigrama.

¿Cómo crear un organigrama con Vizzlo?

Crear un organigrama con Vizzlo
Crear un organigrama con Vizzlo

Vizzlo es un constructor de organigramas intuitivo basado en la web que, a diferencia de las plantillas fijas, adapta automáticamente su diseño y sus recuadros a su contenido.

Siga estos sencillos pasos para crear un bonito organigrama y trazar complejas estructuras organizativas en un abrir y cerrar de ojos:

  1. Haga clic en los elementos para editarlos
  2. Utiliza las asas «más» de los lados de cada caja para añadir más papeles.
  3. También puede utilizar la hoja de cálculo Vizzlo para importar o insertar datos.
  4. Haga clic con el botón derecho del ratón en las casillas para promover o degradar funciones.
  5. Cree cajas separadas o árboles múltiples añadiendo elementos en el primer nivel de la jerarquía.
  6. Sólo tienes que arrastrar y soltar ramas enteras
  7. Personalice el tema según su identidad corporativa
  8. Haga clic en Exportar y compartir para compartir el enlace seguro con sus interesados, publicar el gráfico en su intranet o exportarlo para su próxima presentación.
  9. Si lo prefiere, cree su organigrama directamente en PowerPoint o Google Slides utilizando la integración de Vizzlo.

Cómo hacer un organigrama de una empresa

Cómo hacer un organigrama de una empresa
Cómo hacer un organigrama de una empresa

Muchas pequeñas empresas emplean a un pequeño número de personas que trabajan de manera informal para realizar el trabajo de la empresa. Esta estructura informal suele funcionar hasta que se producen cambios, como nuevos empleados, cambios en las responsabilidades o crecimiento de la empresa.

Los propietarios de pequeñas empresas suelen descubrir la importancia de la estructura organizativa cuando hay confusión sobre las responsabilidades y la supervisión.

El organigrama es una representación gráfica de la cadena de mando dentro de la empresa. Empezando por el presidente de la empresa, el organigrama se ramifica vertical y horizontalmente para mostrar las relaciones y puede utilizarse como herramienta para la toma de decisiones de personal.

  1. Obtenga las descripciones de los puestos de trabajo de la empresa, con información sobre los departamentos asignados, los supervisores y las relaciones de dependencia. Los nombres reales de los empleados pueden añadirse a la tabla una vez que esté completa. Si no se dispone de descripciones de puestos, cree una lista de puestos basada en las operaciones actuales.
  2. Imprima un organigrama en blanco para rellenarlo mientras revisa la lista de empleados. Complete el cuadro en el ordenador si le resulta más fácil. También puede ser útil dibujar simplemente un organigrama ampliando las relaciones de dependencia y rellenando los títulos.
  3. Añade el título del gerente o propietario de la empresa en la parte superior del gráfico. El campo para el empresario es a menudo el único campo en el nivel superior. Si su empresa tiene más de un presidente y cada uno tiene la misma autoridad, añada las casillas necesarias a ese nivel.
  4. Indique el título del asistente que depende directamente del presidente. Este puesto podría ser de director de oficina. Esta caja de posición está en el lateral y sólo está conectada a la caja del Presidente.
  5. En el segundo nivel de la tabla, añada los puestos de trabajo que dependen directamente del jefe de la empresa. En una empresa pequeña, este nivel puede tener un solo puesto. Su empresa puede tener un gerente que depende directamente del presidente, o dos vicepresidentes que son responsables de las operaciones y las ventas.
  6. Enumere los puestos de tercer nivel que dependen directamente del segundo nivel. Cada nombre debe ir unido al puesto del que depende. Por ejemplo, el vendedor depende del vicepresidente o del director de ventas y el contable depende del vicepresidente o del director de operaciones.
  7. Añada niveles y posiciones adicionales si es necesario. Su organigrama debe tener tantos niveles como relaciones jerárquicas o departamentos tenga su empresa. Su organigrama puede tener sólo una columna de casillas para mostrar que las órdenes fluyen directamente de arriba a abajo. Un organigrama tan sencillo puede servir de base para hacer crecer una empresa añadiendo puestos y departamentos.

 

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