¿Qué es un Organigrama y para qué sirve? Definición y Características

Explicación y definición sobre qué es un Organigrama y para qué sirve, sus características típicas y ventajas

Los organigramas son de mucha utilidad en las entidades porque nos ayudan a comprender los niveles jerárquicos dentro de una organización, en éste artículo vamos a explorar todos los detalles sobre éste tipo de gráfico tan utilizado en muchas empresas y grupos de personas o entidades, pasando por diferentes explicaciones y ejemplos, tipos y ventajas de utilizar un organigrama en cualquier ámbito.

En ésta explicación repasamos todos los conceptos básicos y avanzados sobre éste elemento de representación visual tan utilizado por todo el mundo. ¡Veamos!

¿Qué es un Organigrama?

Un organigrama es un gráfico que ordena información en jerarquías y niveles, posiciones de áreas o personas que integran una organización. Es una estructura clara y organizada de un grupo de personas por lo general. En éste gráfico se ven las líneas de autoridad, de asesoría, áreas, funciones, cargos, departamentos y otros elementos que determinan niveles y orden dentro de una empresa, organización o grupo de personas.

Es decir, un organigrama tiene que ser un gráfico que combina elementos visuales de orden junto a jerarquías y niveles dentro de una estructura u organización. Generalmente va desglosando desde lo más importante a lo menos importante o con menor rango.

Es representado de forma visual, ya que es la manera universal de entenderlo. Explica sin lugar a duda el rango de cada integrante y su ubicación dentro de la organización.

Características de un organigrama

Las típicas características de los organigramas son comenzar con un nivel superior para ir desglosando en diferentes jerarquías y gráficamente se compone de líneas conectoras y recuadros que contienen información.

Muchas veces se puede variar en el tipo de línea aunque lo más visto y usado es la típica línea horizontal y vertical, pueden estar acompañadas de una flecha indicadora.

En cuanto a los recuadros que contienen la información, suelen ser muy simples, con la intención de contener los datos y nada más. Mientras más simple sea la gráfica, más se entiende el mensaje final y se comunica mejor.

En algunos casos es posible agregar colores para diferenciar áreas, sectores o funcionamientos en común. También se puede agregar alguna imágen para ayudar a la comprensión. No hay límites mientras el mensaje sea claro y evidente. Todo lo que ayude a describir los niveles y jerarquías de información, sus conexiones y descripciones es bienvenido.

Características de un Organigrama
Características de un Organigrama

¿Para qué sirve un organigrama?

El objetivo de los organigramas es ordenar información de forma gráfica para explicar una estructura jerárquica dentro de una organización. Permite organizar los niveles de cargos dentro de una empresa por ejemplo, o la ubicación de las autoridades en una escuela, o el nivel de cada integrante dentro de un trabajo en común.

La idea es organizar y dar a entender de forma fácil y simple, los diferentes niveles y tareas dentro de un grupo de personas con algo en común.

Ventajas de los organigramas:

Las ventajas son varias porque al tener una organización bien ordenada visualmente no hay lugar a dudas de ningún tipo. Es sabido que aprender conceptos mediante gráficos es mucho más fácil para nuestro cerebro, ya que permite integrar al poder cognitivo otras herramientas visuales que ayudan al entendimiento del concepto general.

Pongámoslo de otro modo, si hubiera que explicar una organización de una empresa o universidad de forma únicamente escrita, sólo con párrafos y letras, tendríamos que leer todo un texto largo dónde estaríamos leyendo relleno y poca información útil, ya que la mayoría de de ése texto estaría describiendo niveles o jerarquías o quizás tratando de explicar conexiones entre integrantes.

Entonces, una de las principales ventajas y beneficios de utilizar un organigrama para representar jerarquías dentro de una estructura, es que sólo nos enfocamos en lo importante, que es demostrar niveles y conexiones entre integrantes y quizás también imágenes y descripciones de funciones.

Todo lo demás se lee mediante elementos gráficos como líneas, flechas, rectángulos, círculos, y otros formatos visuales.

  1. El organigrama es una herramienta de gestión. Ayuda a definir la autoridad y la responsabilidad de cada puesto.
  2. También se establecen las relaciones entre las distintas personas para el buen funcionamiento de la organización.
  3. Como el organigrama define específicamente la autoridad y la responsabilidad de las personas de la organización, no hay duplicación ni solapamiento de funciones, etc. Incluso si esto ocurre en un caso particular, puede corregirse inmediatamente.
  4. El organigrama ayuda a poner de manifiesto los errores, las deficiencias, la duplicación de tareas, etc. en la organización. La dirección podrá tomar medidas correctivas inmediatas en caso de determinados fallos.
  5. El organigrama sirve como centro de información para los nuevos empleados, que pueden entender fácilmente los diferentes niveles de autoridad y responsabilidad.
  6. Los gráficos también son útiles en el proceso de toma de decisiones. Sirven de guía para los responsables de la toma de decisiones.

Desventajas de los organigramas:

Los organigramas adolecen de los siguientes inconvenientes:

  1. Los organigramas muestran la relación de los diferentes puestos y no el nivel de autoridad y responsabilidad. El tamaño de las casillas o círculos del gráfico no puede mostrar el nivel de autoridad, etc.
  2. Un diagrama representa sólo la relación organizativa formal, ignorando la organización informal. En la práctica, la organización informal es tan útil como la formal. La organización informal ayuda mucho a la dirección a conocer las reacciones de los empleados y es un importante canal de comunicación.
  3. Un gráfico muestra la posición y el estatus de la organización en diferentes niveles. Un organigrama muestra la posición y el estatus de la organización en diferentes niveles.

¿Cómo usar un organigrama?

Un organigrama es una herramienta para que los líderes empresariales definan las funciones y las líneas de mando en la estructura de la empresa. Tanto si su empresa es grande como pequeña, el uso de un organigrama puede ayudarle a gestionar eficazmente las tareas, desarrollar estrategias de crecimiento y mejorar la comunicación efectiva entre los empleados. La advertencia es que tiene que hacer algo más que crear un organigrama; usted y sus empleados tienen que consultar el organigrama como parte de las operaciones normales de su empresa.

  • Revise el organigrama para asegurarse de que toda la información del mismo está actualizada. Esto significa que hay que actualizar las descripciones de los puestos de trabajo y los nombres de los empleados. Un empresario individual puede encontrar su nombre bajo cualquier título de trabajo; esto no debe impedir la organización de «puestos de trabajo» dentro de la empresa. Las empresas más grandes pueden tener un organigrama muy extenso con muchos nombres y cargos, quizás incluso con cargos superpuestos.
  • Entregue a los empleados una copia del organigrama. Enséñales a leerlo y dales un directorio de recursos de la empresa con números de contacto. Esto ahorra mucho trabajo cuando alguien necesita información; puede seguir una cadena de mando o ir directamente al departamento que necesita.
  • Determina dónde está el mayor vacío en la hoja de cálculo. En el caso de una empresa unipersonal o de una organización muy pequeña en la que sólo unos pocos empleados lo hacen todo, esto significa buscar ese puesto que se puede cubrir y liberar tiempo valioso para otros empleados. Un empresario individual puede odiar trabajar con números; contratar a un contable puede darle más tiempo para centrarse en las ventas en lugar de quejarse de las cuentas.
  • Examine dónde se pueden crear nuevos puestos y bajo qué título. Defina el nuevo puesto, junto con su descripción de trabajo y sus funciones, y determine qué puesto existente supervisará esa persona. Dividir la administración entre diferentes personas ayuda a que la operación sea más eficiente.
  • Busque áreas en las que haya mucho solapamiento. Si las ventas bajan debido a las difíciles condiciones económicas u otros factores empresariales, considere la posibilidad de despedir a los vendedores menos productivos. A nadie le gusta despedir a nadie, pero cuando está en juego la salud de toda la empresa y de muchos otros empleados, es una forma de liberar lo necesario y mantener la empresa en funcionamiento.
  • Revise el organigrama según sea necesario a la luz de los cambios realizados. Asegúrese de que las actualizaciones se comunican a los empleados para que todos estén en la misma página y trabajen por los mismos objetivos.

¿Cuando utilizar un organigrama? Diferentes usos

Ahora veamos cuándo conviene utilizar un organigrama, en qué situaciones es ideal y sus diferentes tipos de usos.

Su uso en las empresas

En las empresas es dónde más se utilizan y donde es ideal usarlos, ya que nos ayudan a explicar con mucha facilidad, una estructura de jerarquías de jefes, gerentes, empleados, administrativos, etc. Es decir todos los rangos bien representados de forma visual y simple.

Su uso en otras áreas

En otras áreas también se utilizan porque son perfectos para cualquier tipo de organización que tenga niveles de jerarquía. Por ejemplo, para escuelas, universidades, clubes, administraciones, familias o gobiernos.

No tiene un límite de uso ni es específica para un campo en particular, debido a su claridad de expresión de estructuras, es usado en una gran cantidad de situaciones.

 

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