¿Cuántos hoteles has visitado en tu vida? ¿Cuáles eran sus características? ¿Su servicio era muy bueno? ¿Crees que se organizaron con alguna herramienta para garantizar una experiencia excepcional? La respuesta es sí.
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Los propietarios y los empleados hacen uso de herramientas para asegurar la excelencia.
Una de esas herramientas es el diagrama de Gantt de un hotel, una forma de chart de barras que ilustra las secuencias de los proyectos de forma gráfica.
En este post, queremos contarte cómo un diagrama de Gantt puede ser útil para un hotel para planificar sus servicios y atendiendo a los detalles. ¡Sigue leyendo para descubrir más al respecto!
Ejemplo de diagrama de Gantt de construcción de un hotel
A continuación se muestran algunos ejemplos de diagramas de Gantt de hoteles, con explicaciones detalladas de cómo se han elaborado y qué objetivos se han perseguido.
| Semana 1 | Semana 2 | Semana 3 | Semana 4 | Semana 5 | Semana 6 | Semana 7 | Semana 8 | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Demolición edificio viejo | X | X | X | |||||
| Excavaciones | X | X | X | |||||
| Arquitectura preliminar | X | X | X | |||||
| Plomería/ Electricidad | X | X | X | |||||
| Carpinteria | X | X | X | X | ||||
| Puesta en marcha | X | X | X |
Identificar las tareas a realizar:
La construcción de un hotel requiere de una serie de tareas a realizar, desde la planificación del proyecto, la obtención de permisos y licencias, hasta la ejecución de la obra y la puesta en marcha del hotel.
Determinar el orden en que se deben realizar las tareas:
La planificación del proyecto es la primera tarea a realizar, ya que es necesario tener un plan detallado de lo que se va a construir antes de empezar a trabajar. A continuación, se deberán obtener los permisos y licencias necesarios para poder iniciar la obra. Una vez se cuente con todo lo necesario, se procederá a la ejecución de la misma, y finalmente se pondrá el hotel en funcionamiento.
En este caso vemos un ejemplo de Gantt diferente. El eje Y (Vertical) es el que determina el tiempo y el eje X (Horizontal) es el que explica las tareas a realizar.
| Tiempo | Planificación | Permisos/Licencias | Ejecución de la obra | Mantenimiento/Montaje | Puesta en funcionamiento |
|---|---|---|---|---|---|
| Semana 1 | X | – | – | – | – |
| Semana 2 | X | – | – | – | – |
| Semana 3 | X | – | – | – | – |
| Semana 4 | X | X | – | – | – |
| Semana 5 | – | X | X | – | – |
| Semana 6 | – | – | X | – | – |
| Semana 7 | – | – | X | X | – |
| Semana 8 | – | – | – | X | – |
| Semana 9 | – | – | – | X | X |
| Semana 10 | – | – | – | – | X |
Asignar un tiempo estimado a cada tarea:
La planificación del proyecto requerirá de unos 2 meses, mientras que la obtención de permisos y licencias podría tardar unos 3 meses. La ejecución de la obra tendrá una duración de unos 6 meses, y por último, la puesta en marcha del hotel requerirá un tiempo de unos 2 meses.
| Actividad | Mes 1 | Mes 2 | Mes 3 | Mes 4 | Mes 5 | Mes 6 | Mes 7 | Mes 8 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Planificación | X | X | – | – | – | – | – | – |
| Permisos y licencias | – | X | X | X | – | – | – | – |
| Construcción | – | – | X | X | X | X | X | X |
| Puesta en marcha | – | – | – | – | X | X | – | – |
Identificar las tareas críticas:
La planificación del proyecto y la obtención de permisos y licencias son tareas críticas, ya que si no se realizan correctamente podría retrasarse todo el proceso de construcción.
Diagrama de Gantt de un hotel
En el caso de los hoteles, el diagrama de Gantt puede ser utilizado para planificar y coordinar las tareas de las diversas áreas del hotel, asegurando un funcionamiento óptimo de todos los departamentos.
El diagrama de Gantt para un hotel constará de las diversas tareas a realizar en cada área, así como de los plazos en los que estas deben ser ejecutadas.
En el caso de los hoteles, es importante tener en cuenta el trabajo de cada departamento y el impacto que estas tareas pueden tener en otros ámbitos.
Por ejemplo, si se desea remodelar una habitación, es importante coordinar el trabajo de los departamentos de mantenimiento, decoración y limpieza para asegurar un resultado óptimo.
El diagrama de Gantt también permite visualizar el trabajo en progreso y los plazos de entrega de cada tarea. Esto es especialmente útil en los hoteles, ya que muchas veces se necesita coordinar el trabajo de varias áreas al mismo tiempo.
Por ejemplo, si se está renovando una habitación, es importante coordinar el trabajo de los electricistas, pintores y albañiles, para asegurar que la habitación esté lista para el huésped en el plazo establecido.
El diagrama de Gantt es una herramienta muy útil para la gestión de proyectos en general, y en el caso de los hoteles, puede ser de gran ayuda para coordinar el trabajo de todas las áreas involucradas.
Registro de entrada/salida de huéspedes de un hotel
- Saludar al huésped y confirmar su nombre y reservación.
- Verificar la identificación del huésped y registrar sus detalles en el sistema.
- Asignar una habitación al huésped y brindarle la llave.
- Explicar las políticas y servicios del hotel, incluyendo horario de check-in y check-out, desayuno, servicios de conserjería, etc.
- Procesar el pago o la garantía, si es necesario.
- Entregar un folleto con información sobre la zona local y el hotel.
- Al momento de la salida, confirmar el monto total y el saldo adeudado.
- Verificar el estado de la habitación y registrar cualquier daño o gastos adicionales.
- Procesar el pago final y emitir un recibo.
- Despedirse del huésped y desearle un buen día.
| Tiempo | Minutos 1 | Minutos 5 | Minutos 10 | Minutos 15 | Minutos 20 | Minutos 25 | Minutos 30 |
| Recibir huésped | X | X | X | X | X | – | – |
| Introducir datos | – | X | X | X | – | – | – |
| Preparar tarjeta de acceso | – | – | X | X | – | – | – |
| Entregar tarjeta de acceso | – | – | – | X | X | X | – |
| Acompañar al huesped a la habitación | – | – | – | – | X | X | X |
Otro ejemplo de diagrama para la recepción de un huésped
| Tiempo | 0 min | 30 min | 1 hora | 3 horas | 4 horas | 8 horas |
| Recepción de llamada | X | X | X | – | – | – |
| Verificación de disponibilidad | X | X | X | – | – | – |
| Reservación de habitación | X | X | X | – | – | – |
| Preparación de habitación | – | – | – | X | X | X |
| Registro de entrada de huespedes | – | – | – | X | X | X |
| Entrega de llaves | – | – | – | X | X | X |
Diagrama de Gantt de la limpieza de una habitación de hotel
| Tiempo | 0 Min | 10 Min | 20 Min | 30 Min | 40 Min | 50 Min |
| Recopilar los suministros | X | X | X | X | – | – |
| Vaciar la papelera | – | X | X | X | – | – |
| Quitar las sábanas | – | – | X | X | X | X |
| Limpiar superficies | – | – | – | X | X | X |
| Limpiar los baños | – | – | – | – | X | X |
| Pasar la aspiradora | – | – | – | – | X | X |
| Barrer y fregar el piso | – | – | – | – | – | X |
| Replazar las sábanas | – | – | – | – | X | X |
| Revisar la habitación | – | – | – | – | – | X |
| Marcar la habitación | – | X | X | – | – | – |
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