Organigrama de un Hotel

Estudiamos las estructuras y organigramas de un hotel con sus funciones, desde hoteles grandes hasta pequeños

En éste artículo vamos a repasar las diferentes opciones de un organigrama de un hotel con sus funciones y jerarquías, de grandes y pequeños hoteles. Estudiemos su estructura y cada sector, las áreas y las responsabilidades de cada empleo o puesto laboral.

Todo hotel, grande o pequeño, necesita una estructura organizativa para gestionar sus operaciones diarias. Ayuda a asignar tareas, especificar el trabajo de cada departamento y delegar la autoridad dentro de los departamentos y entre ellos. Unas especificaciones de trabajo eficaces aumentan la productividad y la eficiencia del trabajo. Cada hotel organiza su plantilla de forma diferente.

Independientemente de su tamaño, un hotel debe tener una estructura organizativa que sirva de forma más eficaz a sus huéspedes. Aunque el número de empleados de un gran hotel puede cambiar, la estructura suele ser la misma, y la cadena de mando y las funciones y responsabilidades de cada departamento son fundamentales para el buen funcionamiento de la organización.

Organigrama De Un Hotel 5 Estrellas

Este es un ejemplo de un organigrama de un hotel 5 estrellas, simple, abarcando las áreas más importantes sin profundizar mucho pero ilustra perfectamente la estructura general de un hotel.

Organigrama De Un Hotel 5 Estrellas
Organigrama De Un Hotel 5 Estrellas

Estructura de Hotel De 4 Estrellas

Organigrama De Un Hotel De 4 Estrellas
Organigrama De Un Hotel De 4 Estrellas

Estructura organizativa de un hotel de tamaño medio

Se divide básicamente en seis departamentos: Finanzas, Front Office, Recursos Humanos, Alimentación y Bebidas, Ventas y Logística, como se muestra en el siguiente organigrama:

Oficina de atención al público

El departamento de recepción (administración de habitaciones) gestiona el servicio al cliente, incluyendo la recepción, las reservas, la lavandería, la conserjería, el teléfono y la limpieza. La recepción de un hotel es el lugar donde se recibe a los huéspedes a su llegada, se les asigna una habitación y se les da de baja. Es casi el departamento más importante, ya que suele ser donde se produce el contacto con los huéspedes.

Organigrama De Un Hotel
Organigrama De Un Hotel

Finanzas

El departamento de finanzas se encarga de registrar las transacciones financieras, preparar e interpretar los estados financieros y gestionar la contabilidad de costes y el control de costes.

Alimentación y bebidas

El departamento de Alimentación y Bebidas es responsable de todos los comedores, restaurantes, bares, cocina, servicios de limpieza, etc. Aquí dividimos básicamente el departamento de F/B en dos secciones: Cocina y Restaurante. El departamento de cocina se encarga de la preparación de la comida, incluidos los platos principales, los postres, las guarniciones y las bebidas. El departamento de restauración se encarga del funcionamiento del comedor, del servicio de camareros, del servicio de comidas y de la limpieza.

Organigrama Funcional De Un Hotel
Organigrama Funcional De Un Hotel

Recursos humanos

El departamento de recursos humanos es responsable de la contratación de personal, la organización de la formación del personal, la toma de decisiones sobre ascensos y medidas disciplinarias, y el control de la asistencia del personal.

Área de Logística

El departamento de logística se encarga del seguimiento de los suministros diarios, la compra de equipos y el mantenimiento de la seguridad.

Área de Ventas

El departamento de ventas se encarga de vender las instalaciones y servicios del hotel a particulares y grupos. Venden habitaciones, comida, bebidas o servicios especiales como masajes y lavandería a los clientes potenciales a través de la publicidad o el contacto directo.

Organigramas Hotel
Organigramas Hotel

Propietario y Director Ejecutivo del hotel

El nivel de gestión de un hotel suele estar formado por el propietario y el director general. En los hoteles más pequeños, la misma persona puede ocupar estos puestos, pero en la mayoría de los casos son dos personas diferentes. El propietario del hotel establece las normas y políticas para el hotel y delega la aplicación de estas normas y políticas en el director general. El trabajo del director general consiste en gestionar las operaciones diarias del hotel y supervisar las funciones de varios departamentos, como el servicio de comidas, la lavandería y la limpieza.

Organigrama De Un Hotel Y Sus Funciones
Organigrama De Un Hotel Y Sus Funciones

Asistente de dirección para asistir al director general

En muchos hoteles, el subdirector es la mano derecha del director general y le ayuda en una serie de tareas diarias. Por ejemplo, es responsabilidad del subdirector comunicarse con todos los jefes de departamento y asegurarse de que abordan cualquier problema que pueda afectar a los estándares de rendimiento del hotel.

En los hoteles más grandes, suele haber varios subdirectores, cada uno de los cuales supervisa un departamento concreto del hotel. Sus funciones pueden incluir la creación de horarios de trabajo, la gestión de las quejas de los huéspedes y la garantía de que los eventos del hotel estén bien organizados. Un subdirector también puede asumir el papel del director general cuando éste está enfermo, de vacaciones o no está disponible.

Director de nivel medio o jefe de departamento

Los directores de hotel de nivel medio están un escalón por debajo de los subdirectores y suelen ocupar puestos como el de director de recepción, director de alimentos y bebidas, director de ventas, director de limpieza, director de marketing, director de finanzas y director de recursos humanos. Las funciones del jefe de recepción incluyen la gestión de las reservas, la gestión de las quejas de los clientes y la garantía de que el departamento adecuado atiende las solicitudes de los clientes. El director de alimentos y bebidas es responsable del servicio de habitaciones, del catering y de las operaciones diarias del bar y el restaurante de un hotel. El gerente de limpieza supervisa todos los aspectos de la limpieza y el mantenimiento de la apariencia del hotel.

El director de marketing se encarga de las campañas de promoción para atraer a los clientes, y el director financiero se ocupa de la contabilidad, el presupuesto y los gastos del hotel. El director de recursos humanos del hotel supervisa la contratación, la formación y el desarrollo de todos los empleados del hotel y se asegura de que cada empleado sea remunerado de acuerdo con los protocolos de contratación. El director de recursos humanos del hotel también es responsable de garantizar que el hotel cumpla las directrices legales de seguridad y que las prácticas de empleo se ajusten a la ley.

Personal operativo y de atención al cliente

El personal operativo de un hotel incluye a todas las personas que trabajan en los diferentes departamentos del hotel, como la restauración, el servicio de limpieza, la recepción, el bar y el restaurante. El personal incluye cocineros, lavavajillas, asistentes de servicios para huéspedes, asistentes de lavandería, camareros de servicio de habitaciones, porteros y representantes de servicio al cliente que reciben a los huéspedes, los guían a sus habitaciones y dirigen las solicitudes especiales a la recepción.

Organigrama De Un Hotel Grande

Ahora estudiemos este caso de un hotel grande y la estructura de su organigrama donde vemos las diferentes áreas que se desarrollan, cada una con sus jerarquías y relaciones que van especificando las tareas de cada sector.

Organigrama De Un Hotel Grande
Organigrama De Un Hotel Grande

Organigrama De Un Hotel Pequeño

Y si el tamaño de su hotel es chico también tenemos un organigrama que represente una estructura simple pero sólida para comenzar con sus negocios. Siempre es importante empezar ordenado, sentar las bases firmes para luego crecer con seguridad. Para ello el siguiente organigrama puede ayudar.

Organigrama De Un Hotel Pequeno
Organigrama De Un Hotel Pequeño

Organigrama De Un Hotel Resort

Organigrama De Un Hotel Resort
Organigrama De Un Hotel Resort

Un hotel es una organización empresarial. Debe funcionar de forma organizada. Para un buen funcionamiento, se elabora un organigrama que describe la responsabilidad, la tarea, el cargo, etc. de cada departamento y empleado. El organigrama explica el tamaño de la empresa, menciona los diferentes departamentos, sus responsabilidades, los flujos de poder y comunicación, etc.

Una buena estructura organizativa es importante por las siguientes razones:

Cadena de mando

El organigrama ayuda a la dirección explicando el flujo de mando. Elimina la duplicación de comandos. Muestra quiénes son los subordinados y quiénes los superiores.

Flujo de responsabilidades

A través del organigrama, el empleado conoce su posición en la organización, su papel, su importancia y sabe de quién y de qué es responsable.

Jerarquía formal

El organigrama explica el cargo oficial de cada empleado. Explica la estructura de la oficina. Ayuda a desarrollar la disciplina formal, que es muy importante para el buen funcionamiento de la organización.

Funciones

La otra función importante del organigrama es explicar el trabajo de cada empleado y su responsabilidad en la organización para lograr el objetivo de la empresa.

Área de responsabilidad

de cada persona y departamento se define con la ayuda del gráfico. Una clara delimitación de responsabilidades evita la duplicación de esfuerzos y el desperdicio de material y energía.

Una relación armoniosa

Dentro de los diferentes departamentos y entre los empleados, una clara comprensión de la posición y la responsabilidad de cada uno. Desarrolla la amistad entre los empleados y los departamentos y ayuda a alcanzar el objetivo de la empresa.

Diagnóstico del problema

Un organigrama claro ayuda a la dirección a identificar exactamente dónde está el problema y quién o qué departamento es responsable del error. Ayuda a castigar y premiar.

Estructura Y Organigrama De Un Hotel Grande Y Sus Funciones
Estructura Y Organigrama De Un Hotel Grande Y Sus Funciones

Organigrama de la bebida y comida de un hotel

La dotación de personal y el reparto de funciones y responsabilidades se basan en el tamaño del establecimiento y el número de puntos de venta. A continuación se explican las funciones del responsable de alimentos y bebidas.

Organigrama De La Bebida Y Comida De Un Hotel
Organigrama De La Bebida Y Comida De Un Hotel

El director de alimentos y bebidas es el jefe del departamento de alimentos y bebidas de un gran hotel. Es responsable del funcionamiento general del departamento de alimentos y bebidas. Prepara el programa de personal y participa en la selección y contratación del personal de F&B. Organiza reuniones periódicas con los jefes de departamento e informa al Director General. El Director de F&B actualiza el menú en coordinación con el Chef. Evalúa los costes e ingresos de los alimentos para determinar la eficiencia de su departamento. También es responsable del control de calidad, del desarrollo del personal y de la elaboración del presupuesto del departamento de restauración.

  • El director de F&B asegura el control de calidad en términos de eficiencia del personal. Están formados y motivados para mantener el nivel de la organización.
  • El director de F&B garantiza la calidad de la selección, el nombramiento, la formación, la promoción, el traslado y el despido en el departamento.
  • Celebra reuniones periódicas con los jefes de departamento para garantizar que las actividades rutinarias y planificadas del departamento se llevan a cabo según lo previsto.
  • Analiza las deficiencias de las actividades y se asegura de mejorarlas.
  • Evalúa continuamente los sistemas y mantiene informada a la dirección.
  • Asiste a las reuniones de dirección y comunica las normas de la organización a sus subordinados.
  • La elaboración del presupuesto es la otra responsabilidad del director de finanzas y administración. Debe asegurarse de que cada punto de venta del departamento alcance los márgenes de beneficio estimados.
  • Coordinar los diferentes puntos de venta, su rendimiento y sus objetivos.

El servicio de alimentos y bebidas es uno de los departamentos más importantes del sector de la hostelería. Es el contacto directo con el huésped. El servicio en este departamento determina la calidad del hotel. Para atender al cliente, necesita diferentes tipos de equipos. Algunos equipos se utilizan para el almacenamiento, otros para el transporte de alimentos y otros para el servicio. Algunos son utilizados por los clientes y otros por los servidores. Los elementos que se utilizan en la mesa se denominan vajilla. Las vajillas se clasifican en vajillas huecas y vajillas planas.

La cubertería se refiere a un conjunto de cuchillos, tenedores, cucharas y otras herramientas de corte. El huésped los utiliza para comer.

Vajilla: su calidad representa el nivel de servicio, por lo que hay que prestar especial atención a su selección y mantenimiento. Las vajillas de hotel se clasifican en porcelana, loza, gres y porcelana. Hay diferentes tamaños y formas para diferentes propósitos.

 

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