Organigrama de una Agencia de Viajes

En este artículo aprendemos sobre los organigramas de una agencia de viajes o turismo, sus funciones y características, con ejemplos gráficos para poder entender cómo se estructuran las agencias de este tipo.

La jerarquía de una empresa de viajes clasifica esencialmente a los profesionales que trabajan en una empresa de viajes o de turismo.

Esta categorización suele depender de ciertas normas dadas que pueden incluir el poder o la autoridad de los profesionales en una empresa determinada, las funciones y tareas que se les asignan y la capacidad básica de decisión que tienen en esa empresa.

A grandes rasgos, existen tres niveles principales en la jerarquía de una agencia de viajes y estos tres niveles se describen claramente a continuación, en una especie de orden cronológico, lo que significa que el nivel más alto de la jerarquía se sitúa en la parte superior y el más bajo en la inferior.

Organigrama Agencias De Viajes

Hoy en día, cuando una empresa contrata los servicios de una agencia de viajes, no sólo busca a alguien que gestione sus viajes, ya que esto puede hacerse internamente con poco esfuerzo a través de herramientas en línea, sino que también tiene diferentes necesidades y expectativas.

Una oficina de este tipo debe actuar como un auténtico socio dentro de las estructuras de viajes de las empresas a las que sirve. Para ello, debe colaborar estrechamente con el gestor de viajes o el responsable de viajes de la empresa.

Nivel del Consejo de Supervisión Empresa de viajes

En este nivel de la jerarquía se encuentra el titular de la máxima autoridad. Estos profesionales tienen todo el poder de decisión en la empresa y dirigen a todo el personal para que trabaje por el crecimiento y el beneficio de la empresa. Los diferentes perfiles de trabajo en este nivel jerárquico en la empresa de viajes son los siguientes.

• Director de la empresa de viajes
• Director de Viajes
• Presidente
• Director de la División
• Vicepresidente
• Director de cuentas
• Director de departamento
• Director de Marketing
• Director – Planificación de viajes
• Jefe de Administración
• Director de Marketing
• Director Financiero
• Director – Planificación y Coordinación
• Director
• Director General
• Director Regional

Viajes ejecutivos Nivel de empresa

Los profesionales de este nivel en la empresa de viajes son funcionarios de nivel medio en la empresa. Sus funciones consisten en dirigir y supervisar al equipo de profesionales que tiene a su cargo, siguiendo las instrucciones de sus superiores. Estos profesionales tienen una amplia experiencia en el sector de los viajes y su principal tarea es gestionar a los clientes y consumidores en beneficio y crecimiento de la empresa. Los diferentes perfiles de trabajo en este nivel de la jerarquía en las empresas de viajes incluyen los siguientes títulos de trabajo.

• Asistente administrativo
• Desarrollador de ventas senior
• Responsable del servicio de atención al cliente
• Tasador
• Desarrollador de negocios asociado
• Director de proyectos
• Asociado del Servicio de Atención al Cliente
• Analista de negocios
• Jefe de equipo
• Asistente del Director General

Organigrama De Una Agencia De Viajes Pequeña

Nivel operativo de la empresa de viajes

Los profesionales de este nivel en la empresa de viajes son profesionales que interactúan cara a cara con los clientes de la empresa a diario. Puede que estos profesionales no tengan mucha experiencia en este campo, pero siguen siendo muy importantes para el buen funcionamiento de la empresa. Los distintos perfiles de trabajo en este nivel de la jerarquía de una empresa de viajes incluyen los siguientes títulos de trabajo.

• Director
• Director de ventas
• Director de la gira
• Representante de ventas al cliente
• Gestor de facturación de clientes
• Director de marketing y promoción de ventas
• Asistente del Director de la Oficina
• Representante de ventas
• Consultor
• Responsable de formación
• Representante de la empresa
• Guía turística
• Secretario
• Recepcionista
• Empleado
• Interno

A continuación los invito a ver un video explicativo muy interesante para entender un poco más el concepto de agencia de turismo y su estructura funcional. Vamos a ver qué funciones cumple cada puesto y área de una estructura típica de agencia de turismo.

Hoy en día, una agencia de viajes de empresa ya no puede centrarse únicamente en la reserva de billetes y alojamiento; sus servicios deben ser mucho más amplios, diversos y completos, y abarcar ámbitos tan variados como la consultoría, la asistencia a los pasajeros, la optimización de costes, la comunicación interna y la tecnología.

Históricamente, las agencias de gestión de viajes se han ocupado exclusivamente de los aspectos directos de la organización del viaje, que en realidad consistían en la reserva de billetes y la búsqueda de alojamiento.

Sin embargo, en los últimos años, el desarrollo de Internet y de las plataformas online ha cambiado radicalmente la forma de entender y realizar los viajes y los negocios en general. Esto ha llevado a una importante expansión del papel y las funciones de las agencias de viajes de empresa.

Organigrama Agencia De Viajes Mayorista

A continuación estudiemos un organigrama de agencia de viajes mayorista donde apreciamos con claridad las jerarquías y relaciones entre áreas.

Organigrama De Una Agencia De Viajes Y Sus Funciones

Las funciones de una agencia de viajes se ven claramente reflejadas en un organigrama, es por eso su importancia, para poder proyectar y desarrollar nuevos destinos o servicios con el orden necesario para entender cuantos sectores están involucrados. En todo momento es fundamental mantener una estructura fuerte aunque sencilla. Es quizás la clave de éxito de todo negocio, ya sea grande o pequeño.

Además incluímos un video muy interesante para aprender otros conceptos para realizar un buen organigrama funcional y práctico para una agencia de viajes. Se pueden apreciar las estructuras de las agencias mayoristas, minoristas y operadoras y sus diferencias.

Como vemos es posible tener una variedad de ejemplos diferentes sobre cómo se ordena una agencia de turismo, sólo nos queda a nosotros mismo entender nuestro propio negocio y a partir de ahí realizar la estructura que más nos convenga de acuerdo a nuestras necesidades y contexto.

Gestión de viajes

Esta es la función principal y la que siempre han desempeñado las agencias que se ocupan de la organización de viajes de negocios. Esta área de servicios incluye la gestión y reserva de billetes de viaje, la búsqueda de alojamiento, el alquiler de coches, etc.

Aunque ésta ha sido la función más antigua, las nuevas tecnologías han cambiado significativamente la forma de realizar estas tareas, con la aparición de aspectos como la comparación de precios o las estrategias para obtener ofertas y descuentos.

Apoyo a los pasajeros

Durante un viaje, pueden surgir muchos problemas e imprevistos que hay que resolver: repatriación por enfermedad, accidente o emergencia, pérdida de equipaje o documentos, etc.

Consultoría

Los servicios de consultoría abarcan un amplio abanico de aspectos relacionados más o menos directamente con los viajes: información de interés para el viajero (costumbres del país de destino, recomendaciones de comportamiento, etc.), optimización y control de costes, asesoramiento sobre políticas de viaje, etc.

Marketing y comunicación interna

Basándose en su experiencia, una agencia de gestión de viajes puede ser muy útil para desarrollar políticas de viajes corporativos (políticas de gastos, gestión de dietas, etc.) y comunicarlas de forma adecuada y eficaz a los empleados.

Tecnología

El uso correcto y constantemente actualizado de la tecnología es crucial, no sólo para solicitar y comparar servicios de viaje (billetes, alojamientos, etc.), sino también para aspectos tan diversos como la gestión de facturas o la localización de viajeros en situaciones extremas.

Servicios de ocio

En algunos casos, algunas empresas de gestión de viajes ofrecen directamente descuentos o condiciones mejoradas a los empleados y sus dependientes para viajes y actividades de ocio en las empresas para las que trabajan.

Con la gestión integral de los viajes de negocios, las empresas de gestión de viajes logran el objetivo de añadir valor a su servicio, lo que es esencial para satisfacer las necesidades y expectativas empresariales actuales.

Otro ejemplo de organigrama para agencia de turismo

En este caso es un ejemplo de una agencia un poco más desarrollada, ya dejando de ser pequeña para ser mediana.

Video sobre la clasificación de agencias de turismo a nivel mundial

Observamos en éste interesante video, las variantes que existen y sus características. Toda esta información es de suma importancia para entender los tipos de agencias que existen y cómo es su estructura. Nos permite saber en qué punto de crecimiento está nuestra agencia y como podemos crecer con una base firme de cara al futuro.

Ejemplo de una estructura de agencia de viajes chica

Referencias:

https://www.captio.com/blog/the-6-areas-of-service-in-travel-management-agencies

https://www.hierarchystructure.com/hierarchy-in-travel-company/

 

Y... ¡Eso es todo!